昨年、地区の自治会の役員をお願いされました。役職は副会長(会計担当）という役目です。自治会活動には今まであまり熱心ではなく申し訳なく思っていたので少しはお役に立てればと思いお受けしました。そうして１年間活動した中で今回はEXCELで自治会活動をサポートするツールを作成したので紹介しようと思います。
自治会活動とは
世帯数約140世帯の自治体です。自治体の主な仕事は市から委託された資料の配布や地域の自主的な防災など管理です。組織は会長、副会長、班長（５班）で役員を毎年１年（期４月～３月）で持ち回りで行っています。
３月に前年度の役員から引継ぎを行い、４月に自治会総会を開催してスタートです。主なイベントとしては、10月の防災デーの開催、消火器設置の引継ぎ、住民からのカーブミラー設置の要望、外灯の設置管理・要望等を行います。それらテ
ーマを毎月１回の役員会を開催し、決めていきます。また、最後に、次期役員への委託・引継ぎを行います。
会計の仕事
自治会の会計の仕事は、会長補佐の仕事と以下のようなものでした。
- 自治会口座
- 自治会費及び寄付金の集金
- 市からの委託料（年３回）
- 会計報告と次年度予算作成
- 自治会運営費（コピー代、雑費購入費、弔費）
- 防災デー関連（会計・場所の確保）
- 役員会開催場所の予約
自治会口座は長年銀行口座でしたが、その銀行の近くの支店が閉鎖するとのことで郵貯に変更しました。自治会運営費は毎月の役員会までにメールで各役員から掛かった費用の連絡を頂き、口座からそのお金を引き出し、領収書と交換でお支払いするというスタイルです。
今年度の大きなテーマとして消火器の交換と自治会総会で要望のあったゴミステーションの置き換えでした。
自治会資料
自治会総会では、自治会資料の引継ぎ保管方法が議題になりました。副会長への引継ぎ資料は実に紙資料としてダンボール箱に７箱と防災用品として大バールや担架などありました。総会では資料は３年間は保管し、その他は廃棄可と決まりましたので、ダンボール箱は２箱に削減しました。
また、資料データはUSB（会長用、副会長）での引継ぎです。しかし、格納されているフォルダ数やファイル数が多く、どこにどんなデータがあるのか探すのに苦労したので、その解決策として２つのツールをEXCELで作ってみました。
- ファイル調査ツール
- ファイルコピーツール
ファイルコピーツールは不要なデータを削除し、次年度の役員に引き継げるように作成しました。
自治会費及び寄付金の集金
自治会の収入は自治会費と市からの委託料です。自治会費は各班長さんが寄付金と一緒に集金し会計に渡します。寄付金は日本赤十字社員費、社会福祉協会費および赤い羽根募金の３種類で集金時に会員別にどの寄付金をいくらするかを記入して頂き、領収書を渡すという手続きです。
そこで各班毎の集計記入表をEXCELで作成し、班長さんに記入して頂き、会員別の受領書とお金と一緒に会計に渡すという手続きを行いました。
- 班別 xx年度 自治会費・寄付金徴収台帳
会計報告と次年度予算作成
会計管理は、自治会への収入・支出と自治会口座の入金・出金管理です。各収入・支出をいくつかの項目に分類・集計し、年度の会計監査報告書を作成して、次年度の自治会総会で承認を頂きます。また、その実績を基に次年度予算を作成します。
会計管理は前年度までは金銭出納帳(ノート)に手書きで記入していました（驚きました(笑)）。左ページに自治会への収入・支出を記載し、右ページに自治会口座の入金・出金を記載です。また、項目分類も手書きで記載されています。
会計監査は、次年度の会計が行うのですが、前年度からの引継ぎ直前になっても銀行口座と会計報告書の集計が合わず、会計監査が出来なかったという苦い思い出があります。
そこで、会計管理を金銭出納帳（ノート）からEXCELで行うことにしました。
- 金銭出納帳（EXCEL) [xx年度 会計記録]
